Η συγκέντρωση υποδοχής θα πραγματοποιηθεί στο ξενοδοχείο Caravan, το οποίο βρίσκεται στο κέντρο της Θεσσαλονίκης, πολύ κοντά στους ξενώνες όπου θα διαμείνουν οι συμμετέχοντες και οι συμμετέχουσες. Στη συγκέντρωση θα υπάρχει μπουφές με finger food και θα διανεμηθεί το υλικό του συνεδρίου: πρόγραμμα, χάρτης, συνεδριακές ταυτότητες κλπ.